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¿Por qué proponemos que la productividad no es opcional? Porque al hablar de ella en el entorno empresarial lo hacemos de una obligación.
Si tu empresa no es productiva, simplemente estás perdiendo el tiempo y el dinero y no sólo el tuyo sino el de los demás, por tanto, no hay espacio para excusas, es hora de poner manos a la obra y hacer lo que se tiene que hacer.
Es claro: ¡La productividad no es opcional!
Las empresas que tienen claro que la productividad no es opcional entran en una vorágine de éxito sin precedentes. Vamos a ver qué nos puede llevar a ese escenario tan buscado por todos en los negocios.
Identifica las pérdidas de tiempo
Primero, identifiquemos el elefante en la habitación: las pérdidas de tiempo. Las reuniones innecesarias, los correos electrónicos interminables y la procrastinación son veneno puro para la productividad. ¿Realmente necesitas esa reunión de una hora cuando un correo de cinco minutos sería suficiente? Si la respuesta es no, entonces estás perdiendo tiempo valioso que podrías usar en tareas más importantes.
Adopta herramientas efectivas
Las herramientas de gestión de proyectos no son un lujo, son una necesidad. Si aún estás gestionando tareas y proyectos con notas adhesivas y correos electrónicos, estás en la edad de piedra. Herramientas como Trello, Asana o Slack te permiten tener un control real sobre lo que se está haciendo y lo que no. Implementarlas no es difícil, lo difícil es aceptar que has estado haciendo las cosas mal todo este tiempo.
Establece prioridades claras
La falta de prioridades claras es otro asesino silencioso de la productividad. No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas correctas. Si todo es una prioridad, nada lo es. Usa la matriz de Eisenhower para distinguir entre lo urgente y lo importante. Dedica tiempo a lo que realmente mueve la aguja y olvídate del resto. No tienes tiempo para perderlo en trivialidades.
Elimina las distracciones
Las distracciones están en todas partes, y si no las controlas, ellas te controlarán a ti. Desactiva las notificaciones innecesarias en tu teléfono y ordenador, establece bloques de tiempo sin interrupciones y asegúrate de que tu entorno de trabajo esté libre de distracciones. Aquí no hay espacio para compromisos, o eliminas las distracciones o aceptas que no serás productivo.
Fomenta una cultura de responsabilidad
La responsabilidad no es negociable. Cada miembro de tu equipo debe saber exactamente qué se espera de ellos y cuándo. Las expectativas claras y la rendición de cuentas son la base de cualquier equipo productivo. No toleres la mediocridad ni las excusas. La productividad se construye sobre la responsabilidad, y si no estás dispuesto a exigirla, estás fallando como líder.
Automatiza todo lo posible
La automatización es tu mejor amiga. Todo lo que pueda ser automatizado, debe serlo. Desde el envío de correos electrónicos hasta la gestión de redes sociales, hay una herramienta para casi todo. La inversión inicial en tiempo y dinero para configurar estas automatizaciones se pagará sola con el tiempo que ahorrarás.
No olvides el bienestar del equipo
Finalmente, no subestimes la importancia del bienestar del equipo. Un equipo cansado, estresado y desmotivado no será productivo, no importa cuánto lo intentes. Asegúrate de que tu equipo tenga el tiempo necesario para descansar y recargar energías. Un equipo saludable es un equipo productivo.
Ejemplos de medidas que incrementan la productividad en los negocios
- Reuniones cortas y efectivas: Limitar las reuniones a 15 minutos con agendas claras y concretas.
- Uso de metodologías ágiles: Implementar Scrum o Kanban para mejorar la gestión de proyectos.
- Automatización de pruebas: Implementar pruebas automatizadas en el desarrollo de software.
- Usar Asana, Trello o similares para organizar tareas y plazos con estas herramientas de gestión de proyectos.
- Mantener un calendario detallado en Google Calendar para gestionar publicaciones al difundir contenidos.
- Realizar evaluaciones mensuales de KPI para ajustar estrategias basadas en la evaluación del rendimiento.
- Utilizar software especializado como Clio en despachos de abogados para la gestión de casos.
- Automatizar la creación y gestión de documentos legales repetitivos.
- Establecer bloques de tiempo dedicados a tareas sin interrupciones.
- Desactivar o apagar notificaciones en dispositivos para reducir distracciones.
